Медиа

Как управлять внешними юридическими консультантами: выбор, бюджет и качество

Компания обращается к внешним юристам ради результата: оценить перспективу спора, разобраться в редком правовом вопросе, подготовить позицию для решения руководства. Но стоимость проекта зависит от того, сколько времени и дополнительной работы потребует путь к этому результату.

Проблема начинается, когда консультант получает общий запрос без границ. Ему приходится собирать контекст, выяснять цель, исследовать лишние версии. Внутренний юрист в это же время отвечает на уточнения и переделывает меморандум в формат, с которым может работать бизнес.

Сильная фирма поможет уточнить запрос, но не определит за компанию цель, допустимый риск и границы решения. Руководителю юридической функции нужно управлять всем циклом: от решения об аутсорсе до возврата документов и знаний в компанию.
По материалам Марафона юридического менеджмента

В статье использована практика Алтын Нугмановой — директора по правовым вопросам Dodo Brands.

01 · Где проходит граница между внутренней командой и консультантом

Границу аутсорса нельзя навсегда провести по отраслям права или типам работы. На неё влияют частота задач, компетенции команды, объём внутреннего контекста и экономика конкретного решения.

В Dodo Brands редкие сложные вопросы, связанные с санкциями, передают внешним экспертам. Команде нужно общее понимание темы, но содержать такую специализацию внутри при редких обращениях нецелесообразно.

С налоговыми вопросами произошло обратное. Раньше их часто отдавали консультантам. После появления внутренней налоговой экспертизы эти задачи вернули в команду. Граница между внутренней и внешней работой изменилась вместе с компетенциями команды.
В Марафоне юридического менеджмента работа с внешними консультантами связана с другими управленческими вопросами: бюджетом функции, распределением ролей, управлением проектами и знаниями команды. От этих связей зависит, будет ли аутсорс разгружать команду.

02 · Что должен получить консультант вместо запроса «нужно заключение»

Запрос «нужно заключение» описывает форму документа. Из него непонятно, какое решение готовит компания, какой риск она готова принять и где заканчивается предмет анализа. Фирма закладывает эту неопределённость в объём работы и цену.
Формат результата зависит от задачи. Руководству может понадобиться короткая записка с вариантами действий. Проектной команде — позиция с допущениями и следующими шагами. В споре потребуется стратегия, рабочие документы или сопровождение. Если формат не согласовать, стороны могут по-разному понять необходимую глубину анализа — и компания оплатит работу, которая не поможет принять решение.

Отдельно стороны договариваются, что считать изменением объёма. Новые факты, дополнительные вопросы или другой сценарий могут потребовать пересмотра цены. Консультант предупреждает об этом до выполнения дополнительной работы.

03 · Как выбрать фирму для конкретной задачи

Известность фирмы мало говорит о том, подходит ли она для конкретного проекта. Заказчику нужна команда с подходящим опытом, составом и способом работы.

Сократить поиск помогает панель консультантов — рабочий список фирм по категориям задач. В нём сохраняется опыт компании: кому можно передать спор, кто силён в редкой экспертизе, какая команда справляется с проектами с большим числом участников.

В Dodo Brands консультанта выбирает юрист, которому понадобилась внешняя экспертиза. После проекта команда оценивает результат и фиксирует выводы для следующего привлечения.

В кейсе сложного взыскания внутренняя команда сначала обсудила перспективу с несколькими фирмами из панели. После этого одну фирму привлекли к детальной проработке. Руководитель юридической функции сохранял контроль в точках решения, а внутренние юристы координировали смежные функции и руководство. Бюджет обсуждали вместе с шансами и сценариями дела.
Такая проверка нужна и при повторном обращении к привычной фирме. Накопленный контекст упрощает работу. Новая задача может потребовать другой экспертизы, состава команды или модели оплаты.

04 · Как связать бюджет с неопределённостью задачи

Цена зависит от объёма работы и от того, насколько этот объём предсказуем. Чем больше в задаче неизвестных фактов, внешних событий и решений по ходу проекта, тем труднее заранее назвать окончательную сумму.
В одном проекте модели можно сочетать. На первом этапе компания оплачивает работу, нужную для оценки перспективы. После этого принимает новое решение о маршруте и следующем бюджете.

История расходов по категориям задач показывает, где компания постоянно покупает внешнюю экспертизу. Это даёт основу для следующего решения: сохранить аутсорс, развить компетенцию внутри или изменить способ передачи работы.

На Марафоне юридического менеджмента такой внешний проект можно разобрать через бюджет, роли и точки решения. Это помогает отделить цену следующего шага от общего запроса «довести дело до конца».

05 · Как контролировать качество и вернуть результат в компанию

Контроль консультанта начинается до первого документа. Стороны заранее определяют, кто ведёт проект, какие рабочие действия консультант выполняет без отдельного согласования, на каких этапах решение остаётся за компанией и кто согласует дополнительный объём.
Качество проверяется применимостью юридического анализа. Если после меморандума команда всё ещё не видит вариантов действий и их последствий, документ не решил исходную задачу. Глубина проработки должна соответствовать решению, которое готовит компания.

На стороне юридической фирмы за тот же результат отвечают состав команды, стандарты сервиса и экономика проекта. Эти управленческие задачи разбирают в Мастерской юридического бизнеса для партнёров и руководителей фирм.

В Dodo Brands после каждого привлечения оценивают, оправдал ли результат понесённые расходы, и фиксируют выводы в CRM/базе знаний о консультантах. Завершение проекта даёт основу для следующего выбора.
Хорошо закрытый проект оставляет внутри несколько результатов: решение по текущей задаче, оценку консультанта и знание, которое не придётся покупать повторно.

Что почитать дальше

Самое полное руководство по составлению бюджета юридической функции, которое я встречал

Что такое операционная система юридической службы?