Использование AI для планирования графика посещения офиса
Задача
Перед юридической функцией стояла управленческая задача: необходимо было сформировать график посещения офиса сотрудниками в условиях гибридного режима работы.
Ключевые требования:
Ключевые требования:
- не более 2 сотрудников в офисе одновременно
- для большинства — 3 посещения в месяц, для одного сотрудника — 1
- учет отпусков
- исключение выходных, праздников и переносов
- результат — в формате, пригодном для Excel
- Задача требовала одновременного учета множества ограничений и зависимостей.
Как бы задача решалась без ИИ
Без использования AI процесс выглядел бы так:
Оценка трудозатрат: несколько суток работы с высокой вероятностью ошибок
- ручная сверка календаря, отпусков и графиков
- последовательная проверка каждой даты
- контроль лимита по рабочим местам
- многократные пересчеты при изменении вводных
Оценка трудозатрат: несколько суток работы с высокой вероятностью ошибок
Ключевые проблемы, которые решали с помощью ИИ
AI использовался для решения следующих проблем:
- одновременный учет множества ограничений
- исключение человеческих ошибок при расчетах
- быстрая адаптация к изменяющимся вводным
- проверка графика на внутренние конфликты
- выявление ситуаций, где задача математически неразрешима
Цель
Получить корректный, согласованный и готовый к использованию график посещения офиса:
- без конфликтов
- с учетом всех ограничений
- в формате, пригодном для передачи руководству и сотрудникам
Какая задача стояла перед юристами
Что имели на входе
- список сотрудников
- период планирования
- файл с отпусками
- дополнительные уточнения по отсутствиям
- ограничения по вместимости (≤2 человека)
- правила посещения (3 раза / 1 раз в месяц)
- производственный календарь РФ
Дополнительная сложность — постоянные изменения вводных.
Технологии и процесс
Какие LLM были использованы
GPT-5.5 Thinking
Как выглядели промты
Роль
Ты руководитель юридической функции и одновременно LegalOps в крупной компании.
Контекст
В подразделении используется гибридный формат работы. Необходимо составить график посещения офиса сотрудниками. Количество рабочих мест ограничено, поэтому в один день в офисе могут находиться не более 2 сотрудников. Нужно учитывать отпуска сотрудников, выходные и государственные праздники РФ.
Задача
Составь график посещения офиса на указанный период с учетом следующих условий:
• не более 2 сотрудников в офисе в один день;
• для большинства сотрудников — 3 посещения офиса в месяц;
• ФИО — 1 посещение в месяц;
• не ставить сотрудников в офис на даты их отпусков (файл с отпусками прикладываю);
• не ставить посещения на выходные, государственные праздники и перенесенные нерабочие дни РФ;
• итог выдать пофамильно и по месяцам, чтобы его можно было скопировать в Excel.
Уточняющие промпты в ходе работы
• Проверь, что 12 июня 2026 г. не использован как рабочий день, так как это государственный праздник.
• Проверь, что ни одна дата не пересекается с отпуском сотрудника.
• Дай результат пофамильно, по месяцам и датам, чтобы я мог скопировать значения в ячейки Excel.
• Сделай отдельное саммари для нового чата, чтобы по той же логике добавить еще сотрудников с другими вводными в случае необходимости.
Требования к форме результата
• конкретные даты по каждому сотруднику;
• понятная структура: ФИО — месяц — даты;
• без лишних пояснений внутри графика;
• результат должен быть пригоден для практического использования и дальнейшего утверждения.
Ты руководитель юридической функции и одновременно LegalOps в крупной компании.
Контекст
В подразделении используется гибридный формат работы. Необходимо составить график посещения офиса сотрудниками. Количество рабочих мест ограничено, поэтому в один день в офисе могут находиться не более 2 сотрудников. Нужно учитывать отпуска сотрудников, выходные и государственные праздники РФ.
Задача
Составь график посещения офиса на указанный период с учетом следующих условий:
• не более 2 сотрудников в офисе в один день;
• для большинства сотрудников — 3 посещения офиса в месяц;
• ФИО — 1 посещение в месяц;
• не ставить сотрудников в офис на даты их отпусков (файл с отпусками прикладываю);
• не ставить посещения на выходные, государственные праздники и перенесенные нерабочие дни РФ;
• итог выдать пофамильно и по месяцам, чтобы его можно было скопировать в Excel.
Уточняющие промпты в ходе работы
• Проверь, что 12 июня 2026 г. не использован как рабочий день, так как это государственный праздник.
• Проверь, что ни одна дата не пересекается с отпуском сотрудника.
• Дай результат пофамильно, по месяцам и датам, чтобы я мог скопировать значения в ячейки Excel.
• Сделай отдельное саммари для нового чата, чтобы по той же логике добавить еще сотрудников с другими вводными в случае необходимости.
Требования к форме результата
• конкретные даты по каждому сотруднику;
• понятная структура: ФИО — месяц — даты;
• без лишних пояснений внутри графика;
• результат должен быть пригоден для практического использования и дальнейшего утверждения.
Что получили в результате
- готовый график посещения офиса
- распределение по каждому сотруднику
- соблюдение всех ограничений
- отсутствие пересечений с отпусками
- исключение праздников и выходных
Дополнительный эффект:
- выявлены ограничения задачи (невозможность соблюсти все правила в отдельных периодах)
- появилась возможность быстро пересобирать график при изменениях
Главный результат:
задача из многодневной ручной работы превратилась в управляемый процесс, занимающий часы
Подход применим для:
Этот кейс показывает, что AI в юридической функции — инструмент для:
Фактически юрист начинает выступать как LegalOps-партнер бизнеса, создающий воспроизводимые и технологичные процессы.
- графиков дежурств и смен
- планирования отпускных перекрытий
- распределения ограниченных ресурсов
- планирования загрузки команд
- проверки управленческих решений на конфликты
- быстрой корректировки планов
Этот кейс показывает, что AI в юридической функции — инструмент для:
- управления процессами
- снижения ошибок
- ускорения принятия решений
Фактически юрист начинает выступать как LegalOps-партнер бизнеса, создающий воспроизводимые и технологичные процессы.
Где еще применим этот подход
Другие кейсы по использованию ИИ юристами