IT-решения, используемые для работы юридической команды

СПС
Примечания / disclaimer
1. Все ссылки кликабельны. В любой категории может быть использовано неспециализированное прикладное ПО (как перечисленное в отдельной ветке, так и любое другое);
2. В каждой категории может быть ПО собственной разработки;
3. Карта не претендует на всеобъемлющий обзор решений, существующих на рынке. Если считаете, что чего-то не хватает, свяжитесь с Алексеем alexey.nikiforov@legal-management.ru;
4. Создано при поддержке
legal-management.ru, legaltalents.ru, link-community.com
5. Designed by Kseniya Makukhina
tg: @kseniawebdesign
Общее ПО, используемое для автоматизации юридических задач
Недвижимость
Комплаенс
Корпоративное управление
Договоры
Конструктор
СЭД
Управление задачами
Управление IP
Претензионная, исковая работа и исполнительное производство
Корпоративное управление
Контрагенты
Комплексная автоматизация
Юридически значимый документооборот (ЭДО)
Взаимодействие с госорганами (GR)
ПО
IT-решения
Системы автоматизации бизнес-процессов (BPM-системы) BPM Soft, Camunda, ELMA, Битрикс, ITSM
Учетные системы, их специализированные модули и заказные надстройки SAP, , Turbo
Системы учета задач (Task tracker)
Jira, Trello, Notion, Яндекс.Трекер, Asana, Kanban доски
Системы организации совместной работы и их доработки
SharePoint, GoogleDocs, Miro
Чат-боты

Form.one \ Bot.one, Botman.one

Распространенность it-решений в практике российских юридических функций

по итогам опроса 60 участников сообщества Link 25.02.2024
IT-решения, автоматизирующие работу по линии комплаенс (кроме проверки КА)
IT-решения, автоматизирующие работу с недвижимостью
5
6
IT-решения по автоматизации работы с органами госвласти (как разработка Иннотех)
1
IT-решения по автоматизации претензионной работы (как ИСУПИР 1С)
11
IT-решения по автоматизации судебной работы (как Casepro)
25
Что-то кроме КонсультантПлюс или Гарант как справочные информационные системы
19
Системы управления задачами юристов (такие как Jira, Jeffit)
Системы управления знаниями (такие как Confluence, Notion)
25
17
IT-системы управления объектами IP (учет, подача документов в Роспатент)
7
Интеграторы, которые связывают в единый процесс несколько разных IT-решений)
10
eDiscovery (системы поиска информации и доказательств в компании для судебных разбирательств)
0
E-Billing (как Legal Tracker) системы для обмена счетами и контроля расходов на консультантов
2
Система электронного документооборота
ЭДО (Электронная система подписания договоров)
42
Электронная система согласования договоров
49
38
Конструктор договоров
18
Power BI или другие формы дашбордов, на которые выводятся метрики юридической работы
Портал Совета директоров
12
4
IT-решения на основе искусственного интеллекта
11,7

Степени зрелости юридической функции в применении Legal Tech решений

Нет.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Определены направления / продукты / решения.
  • Определены ключевые направления развития;

  • Закреплены ответственные;

  • Есть планы на ближайшую перспективу (1−2 года).
  • Есть стратегический план (горизонт 3−5 лет) в разрезе направлений развития;

  • Определены команды;

  • У каждого решения есть свой «владелец»;

  • Есть понимание целей, эффектов.
Лидер
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Внедрением Legal Tech решений никто не занимается.
Один или несколько юристов занимаются задачами Legal Tech в свободное от основной работы время.
Есть выделенный сотрудник, а также один или несколько юристов, работающих над решением Legal Tech в свободное от основной работы время.
  • Сформировано подразделение, которое занимается исключительно Legal Tech, эксперты освобождены от этих активностей;

  • У подразделения есть свои цели, планы развития и метрики эффективности.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Управление данными
Данные не собираются, не анализируются.
Данные собираются «ad hoc» (по запросу руководства, для подведения итогов года и т. д.) в виде excel-отчетов, диаграмм, заполняется сотрудниками вручную.
Данные накапливаются в информационных системах, есть стандартизированная отчетность, обновляющаяся в режиме реального времени.
Развитый + внедрены инструменты продвинутой аналитики (прогнозирования, «подсказчики» на основе имеющихся данных).
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Культура использования цифровых решений
Нет или используются стандартные офисные инструменты.
Имеются специализированные (отраслевые) решения для юридических задач, но используются крайне редко / несистемно: для части активностей, в рамках подготовки отчетности, по требованию руководства, для выполнения kpi.
Имеются специализированные инструменты, используются для решения большинства задач, но небольшая часть «активностей» (не более 10−15%) остаётся вне систем, бизнес-процессы основаны на работе через специализированные интерфейсы.
  • Имеются специализированные инструменты;

  • Работа по всему объему задач ведется с использованием специальных / адаптированных под процесс решений;

  • Бизнес-процесс выстроен с использованием специализированного решения, интуитивно понятен, не требует изучения специальных инструкций / памяток.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Электронный документооборот
Не используется.
Используется при взаимодействии с большими контрагентами, «потому что они требуют ЭДО».
Используется в стандартной операционной работе, документы на бумажном носителе оформляются в порядке исключения, когда это невозможно сделать в электронном виде.
  • Повсеместное использование электронного документооборота

  • Документы формулируются и направляются по жизненному циклу в рамках автоматизированного процесса

  • Постепенный переход от человекочитаемых к машиночитаемым форматам электронного документооборота (без участия человека в процессе).
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Автоматизация претензионно-исковой работы
  • Суды ведутся с использованием стандартных офисных инструментов (word, excel);

  • Процессуальные документы отправляются почтой / нарочно.
  • Суды ведутся с использованием стандартных офисных инструментов (word, excel);

  • Документы подаются в электронном виде, подписываются ЭЦП;

  • Ведется анализ судебной практики с использованием СПС.
  • Применяются цифровые инструменты анализа целесообразности претензионной работы;

  • Используются специальное ПО для сбора статистики, подготовки отчетности по судам;

  • Взаимодействие с судами преимущественно в электронном виде;

  • Типовые процессуальные документы формируются на основе шаблонов.
  • Используются инструменты минимизации объема претензий и судов (например, механизмы односторонних удержаний, системы контроля за исполнением обязательств, взаимодействие с оппонентом на стадии допретензионной работы с использованием ИТ-инструментов);

  • Используется цифровое решение по формированию типовых процессуальных документов на основе шаблонов;

  • С использованием ИТ-инструментов проводится экономический анализ целесообразности обращения в суд в зависимости от суммы иска, судебной практики, вероятности удовлетворения требований и финансового состояния контрагента. Решения принимаются с опорой на данные;

  • Используются специализированные инструменты судебной аналитики, в том числе с искусственным интеллектом;

  • Взаимодействие с судами исключительно в электронном виде;

  • Ведется учет судебной статистики, данные о которой отображаются в режиме реального времени в виде преднастроенного дэшборда.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Автоматизация взаимодействия с органами государственной власти
Проверки сопровождаются «ad hoc», без каких-либо средств автоматизации.
  • Зачатки + ведется общий реестр (в виде таблицы) проверок;

  • Ежегодно выгружается план проверок.
  • Применяется система учета проверок, данные о проверках в автоматическом режиме поступают в корпоративную информационную систему;

  • Взаимодействие с госорганами осуществляется в электронном виде через Госуслуги.
  • Автоматизированный учет проверок, актуализация статусов;

  • Формирование самопроверочного чек-листа (на основе чек-листов госорганов) с фиксацией поручений, сроков исполнения, ответственных лиц. Ведется мониторинг исполнения предписаний;

  • Взаимодействие с госорганами в электронном виде через Госуслуги или внутреннюю информационную систему с передачей данных посредством интеграционного обмена (API) в Госуслуги / портал КНД.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Автоматизация работы с договорами
  • Договоры формируются с использованием офисных инструментов;

  • Проводится экспертиза всех договоров (в том числе стандартных);

  • Маршрут экспертизы единый для всех;

  • Экспертиза и подписание на бумаге.
  • Также как на предыдущем уровне + имеются собственные шаблоны;

  • Аналогично предыдущему уровню;

  • Аналогично предыдущему уровню;

  • Имеется несколько вариантов маршрутов (выбирается исполнителем вручную);

  • Преимущественно на бумаге, но есть инструменты электронного документооборота.
  • Шаблоны в виде зашитых офисных файлов либо в системе;

  • Есть критерии исключения экспертов из маршрута по набору признаков (порог материальности, предмет, стандартизация);

  • Маршрут зашит в системе и формируется на основе заполненных аналитик;

  • Подписание преимущественно на бумаге.
  • Сформированы шаблоны в виде системной сущности, имеются инструменты их подбора на основе данных в системах, комбинации, есть подпроцесс согласования отклонений от шаблона (без экспертизы всего документа целиком);

  • Имеется интеграция с другими информационными системами, большая часть переменных предзаполняется данными из систем;

  • Имеется инструмент предварительного согласования текста договора с контрагентом;

  • Маршруты формируются автоматически на основе предзаполненных данных;

  • Есть пороги материальности, исключение и добавление экспертов в зависимости от значений тех или иных условий;

  • Подписание в электронном виде в одной системе, в том числе с мобильного устройства;

  • Имеется система электронного архива;

  • Внедрена система автоматизированного контроля за исполнением обязательств.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Автоматизированный учет задач юридической функции
Учет задач юридической функции не ведется.
Внедрен инструмент для общего учета задач (в формате таблицы задач).
  • Внедрен инструмент по сквозному учету задач, которые ведутся сотрудниками подразделения;

  • Фиксируются сроки, ответственные. Постановка новых задач осуществляется через систему;

  • По запросу формируются отчеты.
  • Внедрен инструмент по сквозному учету задач, которые ведутся всеми сотрудниками;

  • Фиксируются сроки, ведется учет времени, потраченного на задачи / подзадачи;

  • Мониторинг загрузки, общий свод дел отражается в режиме реального времени на дэшборде;

  • При необходимости осуществляется автоматизированное формирование первичных платежных документов (биллинги, счета).
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Автоматизация работы с интеллектуальной собственностью
  • Учет РИД ведется в бумажных реестрах, excel таблицах;

  • Взаимодействие с патентным ведомством на бумаге.
  • Учет ведется в excel таблице;

  • Взаимодействие с ведомством преимущественно на бумаге с небольшими элементами электронного документооборота.
  • Учет ведется в специализированном или специально адаптированном ИТ-решении;

  • Взаимодействие с патентными ведомствами ведется в электронном виде;

  • Используются поисковые системы.
  • Учет ведется в специализированном или адаптированном ИТ-решении;

  • Взаимодействие с патентными ведомствами исключительно в электронном виде;

  • Внедрены и используются инструменты патентного поиска и аналитики;

  • Имеются инструменты контроля делопроизводства, соблюдения сроков делопроизводства, уплаты пошлин, поддержания объектов в силе;

  • Имеются инструменты финансовой аналитики, позволяющей капитализировать затраты на разработку, оценивать целесообразность защиты и поддержания в силе;

  • Проводится анализ силы и оптимальности патентного портфеля, в том числе с использованием инструментов искусственного интеллекта.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Автоматизированная база знаний юридической функции
Ведется эпизодическое в формате «прочитал интересную статью, скинул коллегам».
Ведется в виде списка гиперссылок
либо хранилища файлов в общей папке.
  • Внедрена система управления знаниями;

  • Выделены ответственные за наполнение разделов;

  • Ведется накопление данных.
  • Внедрена система управления знаниями, которая аккумулирует их в машиночитаемом виде;

  • На основе загружаемых знаний формируются системы-подсказчики (рекомендательные модели), либо самообучаемые нейронные сети;

  • Есть выделенные лица, занимающиеся управлением знаниями и обучением нейронных сетей.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер
Автоматизация корпоративного управления
Ведется с использованием стандартных офисных инструментов.
Есть единое место хранения корпоративных документов.
  • Внедрено специализированное программное обеспечение для корпоративных секретарей;

  • Типовые корпоративные документы шаблонизированы, подготавливаются через специализированное решение в полуавтоматическом режиме;

  • Применяются инструменты электронного документооборота (решения могут оформляться с использованием УКЭП, данные передаются в ФНС в электронном виде).
  • Внедрено специализированное программное обеспечение для корпоративных секретарей, а также автоматизированное рабочее место коллегиального органа;

  • Решения принимаются, как правило, дистанционно, с подписанием средствами УКЭП;

  • Документы формируются автоматически на основе преднастроенных шаблонов;

  • Взаимодействие исключительно в электронном виде.
Зачатки
Развивающийся
Развитый
Лидер