Автоматизация корпоративных документов с помощью AI и шаблонов Word
Задача
Автоматизировать заполнение пакета документов для проведения корпоративных собраний (протоколы, решения, уведомления и приложения), чтобы юрист вводил данные один раз, а они автоматически подставлялись во все документы.
Как задача решалась без ИИ
До внедрения AI юрист работал с шаблонами Word вручную:
- открывал каждый документ отдельно;
- копировал и вставлял одни и те же данные (ФИО, даты, наименования, реквизиты);
- проверял, чтобы информация совпадала во всех файлах.
Ключевые проблемы, которые решали с помощью ИИ
- Многократный ручной ввод одинаковых данных.
- Высокая вероятность человеческой ошибки.
- Отсутствие технических навыков для самостоятельной автоматизации.
- Необходимость недорогого и надежного решения без внедрения сложных IT-систем.
Цель
Создать простой и доступный инструмент автоматизации, который:
- не требует навыков программирования;
- позволяет вносить данные в одном месте;
- автоматически формирует корректно заполненный комплект документов.
Какая задача стояла перед юристами
Что имели на входе
- Набор шаблонов документов Word для корпоративных процедур.
- Повторяющиеся данные, которые нужно подставлять в каждый документ.
- Пользователь (юрист) без технического бэкграунда.
Технологии и процесс
Какие LLM были использованы
- Gemini 3 Pro Preview (бесплатная версия).
Альтернативно аналогичную задачу можно было решить с помощью:
- ChatGPT,
- Claude,
- Perplexity Lab.
Как выглядели промты
Промпт 1. Поиск решения
«Ты — эксперт по автоматизации. Предложи 3 варианта, как автоматизировать заполнение документов для проведения корпоративных собраний (прикладываю их). Цель: заполнять данные в одном месте, чтобы они автоматически попадали во все документы Word.
Учитывай, что это должны быть варианты для человека без технических знаний и опыта. Оцени каждый вариант по шкале: сложность внедрения / надежность / стоимость."
Результат: LLM предложила вариант Excel + шаблоны Word + макросы VBA как самый надежный и бесплатный.
Промпт 2. Реализация решения
«Ты — опытный разработчик на VBA. Выбран вариант: таблица Excel с макросами и шаблоны Word. Напиши подробный пошаговый алгоритм, как реализовать автозаполнение приложенных документов, в том числе как оформить шаблоны для заполнения, как поставить закладки, что нужно сделать с Excel файлом.
Отдельно напиши пошаговый макрос (VBA) для Excel, который:
Напиши код так, чтобы его просто скопировать, и объясни, куда именно в Excel его нужно вставить, как для новичка.»
Дополнительные промпты (итерации)
Например, для автоматического склонения ФИО:
«В Excel фамилии в именительном падеже, а в документах нужен родительный падеж. Допиши в макрос функцию, которая будет автоматически склонять ФИО, и покажи сразу полный обновленный код. Или подскажи, как организовать Excel-таблицу, чтобы решить эту проблему без сложного кода.»
Можно постоянно копировать сгенерированный код, вставлять его в макрос Excel. Если что-то не работает или нужно дополнительно, то снова отправлять в нейросеть и просить исправить.
К промптам можно прикладывать скрины с ошибками и шаблонами.
«Ты — эксперт по автоматизации. Предложи 3 варианта, как автоматизировать заполнение документов для проведения корпоративных собраний (прикладываю их). Цель: заполнять данные в одном месте, чтобы они автоматически попадали во все документы Word.
Учитывай, что это должны быть варианты для человека без технических знаний и опыта. Оцени каждый вариант по шкале: сложность внедрения / надежность / стоимость."
Результат: LLM предложила вариант Excel + шаблоны Word + макросы VBA как самый надежный и бесплатный.
Промпт 2. Реализация решения
«Ты — опытный разработчик на VBA. Выбран вариант: таблица Excel с макросами и шаблоны Word. Напиши подробный пошаговый алгоритм, как реализовать автозаполнение приложенных документов, в том числе как оформить шаблоны для заполнения, как поставить закладки, что нужно сделать с Excel файлом.
Отдельно напиши пошаговый макрос (VBA) для Excel, который:
- Берет данные из таблицы Excel.
- Открывает все шаблоны Word из папки.
- Находит закладки и вставляет туда текст из соответствующих ячеек Excel.
- Сохраняет готовые документы в новую папку «Заполненные документы» и закрывает их.
Напиши код так, чтобы его просто скопировать, и объясни, куда именно в Excel его нужно вставить, как для новичка.»
Дополнительные промпты (итерации)
Например, для автоматического склонения ФИО:
«В Excel фамилии в именительном падеже, а в документах нужен родительный падеж. Допиши в макрос функцию, которая будет автоматически склонять ФИО, и покажи сразу полный обновленный код. Или подскажи, как организовать Excel-таблицу, чтобы решить эту проблему без сложного кода.»
Можно постоянно копировать сгенерированный код, вставлять его в макрос Excel. Если что-то не работает или нужно дополнительно, то снова отправлять в нейросеть и просить исправить.
К промптам можно прикладывать скрины с ошибками и шаблонами.
Что получили в результате
- Единую Excel-таблицу с данными.
- Автоматическое заполнение всех Word-документов из одной точки.
- Существенное сокращение времени подготовки корпоративных документов.
- Минимизацию ошибок и человеческого фактора.
Фактически юрист получил работающий инструмент автоматизации без привлечения разработчиков.
Подход можно масштабировать и использовать:
Кроме того, кейс показывает, как юрист может:
- при массовой подготовке претензий;
- для процессуальных документов;
- для типовых договоров и дополнительных соглашений;
- для писем, уведомлений, доверенностей;
- для любых юридических документов с повторяющимися данными.
Кроме того, кейс показывает, как юрист может:
- создавать макросы и автоматизации без опыта программирования;
- использовать LLM как «виртуального разработчика» и консультанта по автоматизации.
Где еще применим этот подход
Другие кейсы по использованию ИИ юристами
Автоматизация юридических документов с AI — ускорьте работу
Узнайте, как AI помог юристу обработать 108+ дел за 10 минут. Экономия времени, готовые таблицы и автоматизация документооборота для Вашей практики.
Юридический анализ протоколов с ИИ — стратегия защиты
Как искусственный интеллект повышает скорость и точность анализа административных дел. Готовые решения для бизнеса и миграционного права.
AI для юристов: ускорение анализа документов и повышение качества заключений
ИИ для юристов: быстрая подготовка заключения и повышение эффективности департамента.
ИИ для подготовки юридического выступления: кейс команды
Как AI помог юристам быстро создать сценарий, презентацию и структуру выступления. Практический пример применения LLM в юр-функции.
Анализ судебной практики с помощью AI: кейс лицензионных договоров
Разбор кейса: как AI помогает юристам анализировать судебную практику по лицензионным договорам и снижать правовые риски.